Die Regularien
Der Handel mit
Arzneimitteln und Wirkstoffen erfolgt heutzutage weltweit, oft über etliche
Stationen und Wirtschaftsakteure auf ihrem Weg zum Endziel, den Patienten. Die
Gefahr, dass sich auf diesem Weg Verwechslungen, falsche Lagerung oder
ungeeigneter Transport oder gar Diebstahl ereignen, ist beträchtlich. Abgesehen
von finanziellen Einbußen für die involvierten Unternehmen ist durch solche
Ereignisse die Qualität der Produkte und damit die Sicherheit der Patienten
stark gefährdet, wenn diese Produkte wieder in die Lieferkette gelangen.
Um diese Risiken
zu minimieren, wurden vor nunmehr 10 Jahren die EU-GDP-Leitlinien (Good
Distribution Practice) für Humanarzneimittel einer umfangreichen Überarbeitung
unterzogen und am 5. November 2013 in ihrer nochmals überarbeiteten Version (Leitlinien
vom 5. November 2013 für die gute Vertriebspraxis von Humanarzneimitteln
(2013/C 343/01)) in Kraft gesetzt. In der Arzneimittelhandelsverordnung (AM-HandelsV) wurden die Leitlinien in Deutschland in
nationales Recht überführt.
In der
Anfangsphase führten die weitreichenden Konsequenzen aus den neuen Regularien
zu großer Verunsicherung bei den pharmazeutischen Großhandel betreibenden Unternehmen
und zu oftmals unterschiedlichen, gar widersprüchlichen Interpretationen.
GDP ist freilich
nicht nur auf Arzneimittel beschränkt, sondern erstreckt sich auch auf
Wirkstoffe. Geregelt ist dies in den Leitlinien vom 19. März 2015 zu den
Grundsätzen der guten Vertriebspraxis für Wirkstoffe von Humanarzneimitteln
(2015/C95/01). In diesem Blog konzentriere ich mich allerdings auf die
AM-HandelsV und die Leitlinien zu Arzneimitteln
Die Praxis
Heutzutage wird
die Notwendigkeit von GDP nicht mehr in Frage gestellt – was jedoch nicht
gleichbedeutet, dass die Umsetzung in den Unternehmen einfacher geworden ist. Das
gilt besonders für Unternehmen, die international agieren und sich den
jeweiligen nationalen Anforderungen stellen müssen. Die Grundsätze mögen gleich
oder sehr ähnlich sein, unterschiedliche Detailanforderungen sind jedoch auch
in der EU national implementiert. Noch größer sind die Unterschiede in den
Anforderungen im globalen Kontext. Da ist es durchaus eine Herausforderung für
die Verantwortlichen in den Firmen, sich in dem Dschungel der Regularien zu
orientieren. Es ist nicht immer klar, welcher Teil der GDP-Regularien für
welchen Akteur in der Lieferkette anzuwenden ist.
Dazu kommt der
Kostenaspekt. Viele, insbesondere klein- bis mittelständige Unternehmen sehen
sich den Anforderungen an Personal, Einrichtungen und Equipment kaum gewachsen,
müssen für ihre Geschäftsaktivitäten dennoch den Regularien entsprechen.
Die Erlaubnis
Doch zunächst die
grundsätzliche Frage: Was benötigt ein Unternehmen, um mit Arzneimitteln Handel
zu betreiben? Ganz grundsätzliche Antwort: eine Erlaubnis. Betrachten wir als
Beispiel die Situation in Deutschland. In Deutschland regelt dies § 52a AMG. Das
bedeutet, dass ein Unternehmen, das Fertigarzneimittel vertreibt (dazu zählen
auch Zulassungsinhaber, die über keine eigene Herstellerlaubnis verfügen!), die
nicht für den Vertrieb außerhalb von Apotheken zugelassen sind (d.h.
apotheken-/verschreibungspflichtige Arzneimittel), eine solche Erlaubnis zum
Handel mit Arzneimitteln bei seiner zuständigen Aufsichtsbehörde beantragen
muss. Natürlich ist hierbei zunächst zu prüfen, welche der auf Ebene der
Bundesländer organisierten Behörden für den jeweiligen Standort der
Betriebsstätte zuständig ist. Die Beantragung der Großhandelserlaubnis
(englisch: Wholesale and Distribution Authorisation, WDA) sollte ausschließlich
von hierin erfahrenen Personen durchgeführt werden, denn die Angaben im Antrag
müssen den späteren Betrieb des pharmazeutischen Großhändlers wiederspiegeln
und die vorgesehenen geschäftlichen Aktivitäten ermöglichen.
Die Anforderungen
Ist diese Frage
geklärt, geht es zum nächsten Schritt: Welche Anforderungen sind seitens des
Unternehmens zu erfüllen? Auch hier gibt der § 52a (2) AMG einen ersten, jedoch
recht allgemein gefassten Hinweis. Etwas detaillierter geht die bereits oben
erwähnte AM-HandelsV auf diese Punkte ein. Wer hier eine erschließende
Auflistung erwartet, wird jedoch enttäuscht. Ein Blick in die GDP-Leitlinien
(2013/C 343/01) ist unerlässlich und hilft da schon weiter. Auf die
praxisbezogenen Details wird allerdings auch hier nicht eingegangen.
Qualitätssicherungssystem
(QMS)
An erster Stelle wird in Kapitel 1 der AM-HandelsV und der Leitlinien das
Qualitätssicherungssystem (QMS) genannt. In den GDP-Leitlinien ist beschrieben,
welche Elemente das QMS enthalten muss.
Auch wenn die Beschreibung der Elemente des QMS eine Orientierung geben, ist seine
praktische Ausgestaltung eine Aufgabe, die unbedingt in die Hände eines
erfahrenen Spezialisten gehört, da das QMS die Basis der behördlichen
Inspektion ist (vor Erteilung der Großhandelserlaubnis inspiziert die
Aufsichtsbehörde die Betriebsstätte!).
Standardsysteme, die aus generischen Dokumenten (SOPs, Formblättern,
Qualitätsmanagementhandbuch etc.) bestehen, können die individuelle Situation
eines Unternehmens und seiner Aktivitäten nicht adäquat wiederspiegeln und
führen in Inspektionen regelmäßig zu Mängelbescheiden bis hin zur Versagung
der Großhandelserlaubnis. Dies führt zu wirtschaftlichen Einbußen und
empfindlichen Zeitverzögerungen, etwas, das durch die Einbindung eines Experten
verhindert werden kann.
Personal
Weiter geht es im nächsten Kapitel mit dem Personal. Hier wird unter anderem gefordert,
dass für jede Betriebsstätte eine Verantwortliche Person (VP, Responsible
Person GDP, RP) bestellt wird, die über die für die Ausübung der Funktion und
die damit verbundene Übernahme weitreichender Verantwortlichkeiten erforderliche
Sachkenntnisse und Qualifikation verfügt. Um welche Kenntnisse und
Qualifikationen es sich hierbei handelt, wird in der Praxis durchaus
unterschiedlich interpretiert. Dass es selbst unter den Aufsichtsbehörden in Deutschland
voneinander abweichende Auslegungen gibt, zeigt ein Urteil vom
Bundesverwaltungsgericht aus dem Jahr 2020 (https://www.bverwg.de/051120U3C7.19.0).
Die Verantwortliche Person übernimmt zentrale Verantwortlichkeiten dafür, dass
der gesamte Großhandelsbetrieb GDP-konform abläuft, ist der Aufsichtsbehörde zu
melden und von dieser zu genehmigen. Ist die Aufsichtsbehörde nicht von der
Eignung der Person für diese Funktion überzeugt, kann sie diese auch ablehnen
(siehe oben genanntes Urteil).
Die Verantwortliche Person ist unter anderem verantwortlich für die
Implementierung und Aufrechterhaltung des QMS (weshalb die , die Dokumentation
und Durchführung der genehmigten Tätigkeiten, Schulung des Personals,
Durchführung von Rückrufaktionen, Kunden- und Lieferantenqualifizierung,
Qualifizierung und Überwachung ausgelagerter Tätigkeiten, um nur einige der
Verantwortlichkeiten zu nennen. Es liegen jedoch noch zusätzliche
Verantwortlichkeiten bei der Verantwortlichen Person, die in den Gesetzestexten
nicht aufgeführt werden. Dazu gehören zum Beispiel die enge Zusammenarbeit mit
dem Zulassungsinhaber und die Sicherstellung der Einhaltung der Prozesse und
aller Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Qualität der Arzneimittel vor
Auslieferung an den Kunden Es wird daraus ersichtlich, mit welch sorgfältiger
Auswahl diese Funktion besetzt werden sollte.
Es ist besonders für kleinere und mittelständige pharmazeutische Großhändler
wichtig zu wissen, dass in Deutschland der Großhandelsbeauftragte nicht
zwingend als Mitarbeiter des Unternehmens angestellt sein muss. Die Funktion
kann durchaus in Analogie zur Sachkundigen Person nach § 15 AMG (Qualified
Person GMP, QP) von einer externen Person ausgeübt werden. Oftmals erfordern
die Großhandelsaktivitäten des Unternehmens keine Vollzeitbeschäftigung der
Verantwortlichen Person und die Auslagerung an eine externe Kraft stellt unter
Kostenaspekten eine durchaus attraktive Alternative dar. Zudem können bestimmte
Aufgaben auch delegiert werden, wobei die Verantwortung allerdings bei der
Verantwortlichen Person bleibt.
Betriebsräume und Ausrüstungen
Die Betriebsräume und Ausrüstungen müssen selbstverständlich geeignet sein, um
die vorgesehenen Aktivitäten darin und damit durchführen zu können. Darauf geht
Kapitel 3 der AM-HandelsV und der Leitlinien ein. Für die Betriebsräume ist
neben der Etablierung eines Zonenkonzepts und der Temperatur- und
Umgebungskontrolle nachdrücklich die Zugangskontrolle zu den Betriebsräumen
gefordert. Hier ist bereits in der Frühphase eine sorgsame Auswahl und Planung
der Räumlichkeiten erforderlich.
Die Ausrüstung ist ein weiterer Fokus und sollte in relevanten Bereichen
regelmäßig konzipiert, gewartet und kalibriert werden. Zur Ausrüstung zählen
auch die Computergestützen Systeme. Sie sollten eine Validierung oder
Verifizierung durchlaufen und die Eingaben in das System mittels
Zugangsberechtigungen kontrolliert werden. Ebenso sind Prozesse zu
implementieren, die unter anderem die Sicherung und Wiederherstellung der Daten
gewährleisten. Auch dies sind Aspekte, die eine in der Praxis erprobte
Erfahrung erfordert.
Im weiteren
Verlauf der AM-HandelsV und der GDP-Leitlinien wird auf Aspekte in Bezug auf
Dokumentation, den Betrieb (ausgeübte Aktivitäten in der Betriebsstätte), den
Umgang mit Beschwerden, Rückgaben, Rückrufen und gefälschten Arzneimittel,
ausgelagerte Tätigkeiten, Selbstinspektionen und Transport eingegangen. Themen,
deren Prozesse grundsätzlich Bestandteile des QMS darstellen und in diesem
sorgsam und umsetzbar beschrieben werden sollten.
Die Prozessbeschreibung erfolgt in SOPs (Standard Operating Procedure). Ist
eine Harmonisierung der SOPs in einem globalen Firmenkontext gewünscht, ist
unbedingt darauf zu achten, dass die lokalen Gegebenheiten (spezielle nationale
Anforderungen, personelle Ausstattung, lokale Aktivitäten) berücksichtigt
werden. Letztlich betrachtet eine inspizierende Behörde die nationale
GDP-Konformität im jeweiligen Land. Die Umsetzung einer solchen Harmonisierung
erfordert in höchstem Maß Erfahrung, Sensibilität und Kommunikationsbereitschaft
bei der Erstellung oder Überarbeitung der SOPs.
Aber auch schon die Erstellung eines weniger komplexen QMS mit all seinen SOPs,
dem Qualitätsmanagement-Handbuch und den Verträgen mit Auftragnehmern wird
häufig unterschätzt. Zudem ist das Bewusstsein für ein solides QMS nicht immer
im oberen Management vorhanden, was den Prozess bei der Erstellung für die
Verantwortlichen dann deutlich erschwert. Erfahrene externe Experten können in
solchen Fällen durchaus behilflich sein, durch den „Blick von außen“ kritische
Situationen zu entschärfen.
Fazit
GDP ist nach 10
Jahren in der Praxis angekommen. Dennoch bestehen nach wie vor unterschiedliche
Interpretationen, unzureichende Erfahrung im Umgang mit den Anforderungen –
gerade bei Start-Ups und eine gewisse Zurückhaltung beim Management mit Blick
auf die Kosten und das erforderliche Personal.
Dabei kann gerade
bei der Besetzung der Responsible Person GDP die Unterstützung durch einen
externen Experten ungemein behilflich sein und eine nachhaltige Lösung vieler
Herausforderungen – auch der finanziellen, denen sich der Pharmagroßhandel zu
stellen hat, darstellen. So haben wir Klienten, für die wir als Dienstleister
des pharmazeutischen Großhandels und der pharmazeutischen Industrie die Responsible
Person GDP stellen und bei der Erstellung bzw. Aufrechterhaltung des QMS
tatkräftig unterstützen. Das spart den Unternehmen Zeit, Ressourcen und Kosten.
Dabei fließt in Form strategischer Beratung bereits im Frühstadium der Planung
unsere hohe Expertise ein. Das schönste Kompliment für unsere Konsulenten ist,
wenn wieder einmal eine Inspektion mit einem Lob des Inspektors für das
vorbildliche QMS erfolgreich gemeistert wurde. Eine solch erfolgreiche
Inspektion bildet die Grundlage für ein nachhaltig positives Verhältnis zu der
Behörde.
Zögern Sie nicht, uns mit Ihren Fragen und Herausforderungen
zu kontaktieren! Wir sind fest davon überzeugt, dass wir Ihnen eine sinnvolle
und zukunftssichere Lösung bieten können. Bei
PharmaLex sind Sie in kompetenten Händen. Wir freuen uns darauf, Ihnen weiterzuhelfen!
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